Microsoft Access

Pendahuluan

Microsoft Access adalah sebuah program program aplikasi basis data computer relasional yang itujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel dan Microsoft Power Point. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.

Microsoft Access dapat menggunakan data yang tersimpan didalam bentuk format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua container basis data yang mendukung standar ODBC (Open Data Base Connectivity). ODBC adalah : sebuah standariasasi untuk konektifitas antar mesin basis data. Standar ini menyediakan API (Application Programming Interface)yang dapat menjalankan dan mengkoneksikan sebuah aplikasi dengan sebuah system manajemen basis data (SDMBD). Para pengguna programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang komplek.

Pengenalan Database
 Data base (Basis data) yang paling, sederhana adalah kumpulan dari tabel. Satu tabel merepresentasikan suatu entitas tertentu. Suatu entitas terdiri dari beberapa atribut.

Keterangan :

a. Tabel Pegawai mewakili entitas Pegawai

b. Atribut-atribut yang ada pada tabel pegawai disebut Field atau Kolom

c. Isi dari masing-masing atribut atau field disebut record atau baris.

Tabel-tabel ada dikumpulkan dalam satu container atau wadah. Wadah inilah yang sering disebut Database. Jadi dalam satu database terdiri atas tabel pegawai, jabatan, golongan, absen dsb.

Pengeritan database pada Microsoft Access adalah sekumpulan objek yang terdiri dari table, query, form, report. Objek-objek ini ditampung dalam suatu wadah atau database. Jadi dalam Microsoft Access yang dimaksud database adalah kumpulan dari table, query, form, report. 

Menjalankan MS ACCESS 2010

Klik START pada Windows 7 kemudian cari lah pada All Program kemudian cari Microsoft Office, yang tampak seperti gambar dibawah ini :

Klik Microsoft Acces 2010. Kemudian akan tampil Program Microsoft Access 2010.

  

Menyembunyikan Ribbon

Tampilan awal access sewaktu dibuka akan tampak seperti Gambar. Anda dihadapkan pada apa yang disebut Backstage View. Apabila anda membuka dan mengatifkan sebua database, anda akan dapat melihat ribbon dan isinya bukan hanya tab.

Jika tampilan Access kurang lebar dan anda ingin menampilkan bagian lain Access secara lebih baik, anda dapat menyembunyikan dengan menggunakan tombol CTRL + F1 pada keyboard.

Untuk memunculkan kembali, anda dapat menggunakan kombinasi tombol yang sama.

Membuat Table

Pada saat ingin melakukan sesuatu seperti membuat Access Data Project mungkin pertama kali akan merasa bingung bagaimana cara memulainya. Karena tiap kali anda membuat Microsoft Access 2010, anda dihadapkan pada ekstensi file (.accdb). Sebenarnya access 2010 memberi kebebasan untuk membuat file bertipe tertentu, tidak hanya file database Access 2007, misalnya membuat file Access DataBase Project (.adp). Caranya adalah :

1. Tutup semua database yang terbuka

2. Klik Tab File.

3. Klik New, hingga tampilannya terlihat 

4.  Berikan nama Database pada kotak File Name, Default file Data yang akan disimpan pada C:\Users\DeMaster\Documents\

5. Rubah default penyimpanan ke folder yang sudah dibuat, sehingga memudahkan pencaharian dikemudian hari. Dengan cara Klik Icon Open Folder, kemudian carilah tempat file dataaccess yang akan disimpan.

6.Saat ini posisi tempat penyimpanan berada pada“D:\Documents\windows7_buku\Access\” dengan nama file sementara adalah “Database1.accdb”.

7. Kemudian Klik “CREATE”

8. Kemudian Klik “FILE” dan kemudian pilih “Design File”.

9.  Kemudian Access akan meminta memasukan nama Tabel, untuk contoh saat ini ketik “data mahasiswa”.

10.  Kemudian akan masuk kedalam modifikasi table dimana kita harus memberikan field-field yang nanti nya akan dijadikan record-record didalam database atau table.

 11. Buatlah Filed-Field nama yang sudah disedikan didalam masing-masing kotak

a. Field Name : buat field name yang nanti nya akan dijadikan masukan data.

b. Data Type : tipe-tipe data.

c. Description : keterangan dari field yang dimasukkan (boleh diisi/boleh tidak diisi).

12. Field-field yang sudah diberikan nama dan data type nya.

13.  Setiap field yang dibuat, harus ditentukan batas maksimum karakter (huruf) yang dapat di input. Penentuan batas maksimum dibuat pada field Properties seperti gambar  Field nama telah ditentukkan maksimum huruf yang dapat dimasukkan adalah 30 huruf, maka pada field properties field size dirubah menjadi 30.

Sampai disini sudah dijelaskan bagaimana cara membuat table (database) di MS ACCESS 2010.

Form Tabel

Setelah Database sudah selesai dibuat dan diberikan nama.. Selanjutnya adalah membuat Form atau Tampilan layar. Cara membuatnya adalah sebagai berikut.

a. Membuat Form

1. Jalankan kembali MS ACCESS 2010 anda dan kemudian klik Open, carilah di folder tempat dimana file database1.accdb tersimpan.

2.    Klik data mahasiswa

3.    Pilih Tab Create dan klik Form Wizard di group Form

4.   Kemudian setelah memilih dan mengklik Form Wizard akan tampil jendela form wizard dimana didalam nya terdapat daftar field-field yang akan digunakan sebagai masukan kedalam form tersebut. 

5.    Pilihlah semua field yang akan dijadikan Item-Item didalam form dengan mengklik tanda “>” untuk memilih satu persatu atau tanda “>>” untuk memilih semua list field tersebut. Kemudian Klik Next.

6.    Setelah mengklik NEXT maka akan muncul bentuk-bentuk form. Ada 4 macam bentuk Form : Columnar, Tabular, Datasheet dan justified. PIlihlah Columnar.

7.    Berilah judul Form yang sudah selesai di buat, untuk Form ini kita berikan nama “DATA MAHASISWA”. Pada pilihan “do you want to open the form or modify the form’s design”? pilih atau klik “Open the form to view or enter information”.

        Sebelum data-data tersebut diinput kedalam kotak-kotak yang sudah tersedia, Kotak Input “NO” akan tampak kata NEW. Artinya Database yang terhubung dengan Data Mahasiswa ini belum diisi.

       Jika form tersebut dibuat dengan FORM WIZARD maka semua bentuk field-field didalam forum masih sama seperti nama field-field yang ada didalam databasenya. Untuk itu field-field didalam forum harus dirubah sehingga gampang dibaca oleh orang lain. Cara untuk merubah nya adalah sebagai berikut.

1.      Pilih File kemudian klik Design View 

2.    Setelah Design View dipilih maka form akan dapat diedit sesuai dengan yang kita kehendaki. 

3.    Saat kita merubah bentuk form, maka akan tampil Form Design Tools secara otomatis. 

4.    Untuk merubah tampilan isi form tersebut, cukup dengan menyorot field-field yang diinginkan saja. Untuk contoh ini kita akan merubah Judul Textbox. 

5.    Setelah disorot atau dipilih satu persatu judul, klik dua kali pada kotak judulnya dan kemudian rubah tulisan yang ada. Misalnya No dirubah menjadi NOMOR, begitu selanjutnya, rubah semua judul field-field yang ada. Ingat!! Hanya judul field yang dirubah.

6.    Setelah semuanya dirubah jangan lupa menyimpan form tersebut. Dengan menekan tombol CTRL + S.

7.    Kemudian jalankan form tersebut dengan menekan/klik View dan pilih Form View 

8.    Sekarang coba masukkan data-data yang diminta.

Menambahkan Button-button pada form

Form yang sudah dibuat dapat dimodifikasi dengan menambahkan button-button dibawah nya atau diletakkan sesuai dengan keinginan. Cara untuk menambahkan adalah sebagai berikut :

1. Jika diperhatikan Design Form yang kita buat, terdapat 3 area yaitu :

a.   Form Header : Tempat Judul Form

b.   Detail : tempat meletakkan isi field-field.

c.   Form Footer : Tempat judul atau button-button

d.   Dari Form Design Tool klik icon Button kemudian letakkan di area Form Footer. Dan kemudian Muncul jendela Command Button Wizard

e. Pilihlah Record Operations, karena kita akan membuat Button : INPUT, DELETE kemudian pilih pada kotak Actions : Add new record

f.   Kemudian Klik Next dan Pilih Text. Pada kotak Text Ketik : Input Data.

g. Kemudian Next dan terdapat Command 17 biarkan saja kemudian klik Finish, maka satu button INPUT DATA sudah selesai dibuat. Berikutnya buat Button Delete dengan cara yang sama . Tetapi pada jendela Acction Pilih Delete Record.

h. Setelah di buat dua buah BUTTON maka Form tersebut dijalankan dengan mengklik View – Form View.

i. Demikianlah cara dalam membuat Form Tabel sampai bagaimana membuat button-button Input dan Delete data.

MS Access (Report)

MS Access dapat membuat suatu report atau laporan berdasarkan data-data yang telah di masukkan kedalam table atau database. Cara untuk membuat sebuah laporan sederhana adalah sebagai berikut :

1. Buka kembali File Database access yang telah dibuat “database1” dan kemudian akan masuk ke system MS Access 2010.

2. Kemudian Pilih Create dan Pilih Report Wizard pada Group Reports.

3. Kemudian akan muncul jendela Report Wizard dan masukkan semua Field-field yang berada didalam kotak Available Fields ke dalam Kotak Selectecd Fields dengan cara mengklik “>” artinya masukkan field satu persatu dan “>>” masukkan semua fields.

4. Setelah itu semua field-field akan pindah masuk kedalam kotak Selected Fields dimana field tersebut akan dijadikan judul dan isi dari laporan yang akan kita buat kecuali NO/tidak dimasukkan. Klik NEXT

5. Kemudian akan muncil Report Wizard dimana sudah terdapat layout Report yang akan dibuat. Klik Next

6. MS Access akan meminta field-field mana yang akan ditampilkan berurutan pertama kali berdasarkan abjad (ascending). Untuk contoh ini kita akan menampilkan Nama dan Tanggal Lahir saja.

7.  Klik Next jika field-field sudah kita pilih untuk tampilkan secara berurutan.

8.  Berikutnya Access meminta kita untuk memilih bentuk dari Report tersebut ada 3 pilihan layout :

      1. Columnar

      2. Tabular

      3. Justified 
Kita pilih standard yaitu tabular dengan jenis kertas adalah portrait. Kemudian Klik Next.

9. Masukkan Judul Report “Report Data Mahasiswa 2012” kemudian klik FINISH

10. Selesailah dalam pembuatan report sederhana kali ini.

11. Pada Form View harus ditambahkan 1(satu) button untuk menampilkan Report secara langsung tanpa harus bersusah payah mencari bagaimana menampilkan Reportnya.Cukup dengan klik Tombol Lihat Report, maka akan muncul report.

12. Kembali ke menu Form View

13. Pilih Button dan pilih Report Operations, pada menu Actions pilih Preview Report

14. Pilih Judul Report yang sudah kita buat tadi “Report Data Mahasiswa 2012” Kemudian klik NEXT.

15. Klik Text dan ketik didalam kotak “Lihat Report” kemudian Next

16. Klik Finish dan Jalankan Form View.

17. Hasil Tekan tombol LIHAT REPORT